Was ist ein Hotelreservierungssystem?

Wir erklären wichtige Tourismus-Fachbegriffe

Ein Hotelreservierungssystem kann sein:

  • Eine Webseite / Plattform, auf der ein Gast verbindlich ein Zimmer oder ein Urlaubspaket buchen kann (zum Beispiel auf der eigenen Hotelwebseite oder aber auf Drittanbieter Seiten, sogenannten OTAs, Online Travel Agents, wie expedia.de oder booking.com
  • Unter einem Hotelreservierungssystem kann aber auch ein sogenanntes PMS, ein Property Management System, verstanden werden. Damit verwaltet die Reservierungsabteilung eines Hotels seine gesammelten Zimmerbuchungen, seine Stammgästedaten sowie die Rechnungslegung und Buchhaltung.

Wenn ein Hotelreservierungssystem als Buchungsservice auf einer Webseite verstanden wird (wie auch unsere Webbox konzipiert ist), dann können hier hoteleigene Systeme verwendet oder Softwarelösungen von Drittanbietern eingesetzt werden. Die Software erhält vom Channel Manager in Echtzeit buchungsrelevante Daten wie zum Beispiel Zimmerfreimeldungen, Zimmer Sperrdaten, tagesaktuelle Zimmerpreise (meist auf Basis Logis und Verpflegung) sowie buchungsrelevante Restriktionen wie Mindestaufenthalte sowie An- und Abreisesperren.

Der Webseitenbesucher kann somit durch das Hotelreservierungssystem direkt und in Echtzeit eine Zimmerbuchung beim gewünschten Hotel vornehmen. Dabei können noch weitere, unterschiedliche Services eingebunden werden, wie zum Beispiel Bezahlanbieter / Payment Provider, die es dem User möglich machen, seine Reservierung direkt mit Eingabe seiner Bezahldaten (Kreditkarte, Sofortüberweisung, GooglePay, ApplePay oder PayPal) zu garantieren, anzuzahlen oder sofort zu 100% zu begleichen. Dies wird häufig vom Hotel individuell festgelegt - die Bezahlart richtet sich hier nach der Auswahl der gebuchten Zimmerrate (flexibel, nicht stornierbar, etc) und daran wird dann mit der Payment Provider Software direkt die jeweilige Bezahlmöglichkeit gekoppelt.

Der Webseitenbesucher erhält nach Abschluss seiner Buchung eine Bestätigungs-Email mit allen buchungsrelevanten Daten vom Hotel. Gleichzeitig erhält das Hotel ebenfalls eine Bestätigung der getätigten Zimmerreservierung. Für einen weiteren, intensiveren Austausch können darüber hinaus noch Gästemangement Systeme (CRM) eingesetzet werden, gerade um zB auch Pre- und Post-Stay Emails und Informationen zu versenden, und um so das Gästeerlebnis zu individualisieren und zu intensivieren.

Wir stellen unsere Webbox vor

Das Hotelreservierungssystem der Interalp Touristik

Hotelreservierungssysteme über OTAs

Online Travel Agents

Hotelreservierungssysteme, die über Drittanbieter eine Buchungsmöglichkeit eines Hotels erlauben, werden Online Travel Agents genannt. Weltweit bekannte Systeme sind zum Beispiel booking.com, expedia.de oder HRS.de.

Diese Online Travel Agents bieten dem Webseitenbesucher ebenfalls die Möglichkeit, ein Hotelzimmer zu buchen, wobei die OTA's darauf ausgerichtet sind, Menschen weltweit möglichst viele Hotel- und allgemein Beherbergungsbetriebe zur online Buchung anbieten zu können. OTAs bieten ihren Service meist in einem Vielfachen an Sprachen an, und erlauben Suchvariationen je nach Interesse (zB nach Bewertungen, Preis, Regionen, Kategorisierung, etc).

Die Abwicklung der Buchung erfolgt nach dem gleichen Schema wie auch direkt auf einer Hotelwebseite. Darüber hinaus können OTAs Vielbuchern ein eigenes Extranet mit Vielbucher-Vorteilen anbieten, wie zum Beispiel dem "Genius Booker" System von booking.com, wo der User nach einer gewissen Anzahl von getätigten Buchungen über das Buchungsportal, Ermäßigungen auf den Übernachtungspreis erhält.

Hotelreservierungssysteme - PMS

Das "klassische" Hotelreservierungsprogramm wird allgemein als "Property Management System" bezeichnet. Weltweit bekannte Anbieter sind hierbei Protel und Fidelio/Oracle, als Österreichische Anbieter sind hier Gastrodat, GMS oder Casablanca und Linecker zu erwähnen.

Diese Hotelreservierungssysteme bieten dabei eine Vielfalt an Programmfeatures an, die vor allem auf die Ketten- und Stadthotellerie abzielt. Viele Beherbergungsbetriebe nutzen meist nur einen kleinen Bereich der Möglichkeiten eines Property Management Systems.

Diese Software Systeme bieten den Rezeptionisten eines Hotelbetriebes die Möglichkeit, die Zimmerverteilung während einer Saison übersichtlich zu verwalten und den Gäste-Check In sowie Check-Out professionell zu verwalten. Dabei können Stammgäste-Daten und Gästedetails erfasst werden wie Geburtstage, Zimmer- und Kategoriepräferenzen sowie ein vertieftes Gästeprofil erstellt werden. Darüber hinaus können Marktsegmente erstellt und analysiert werden, sowohl geographisch wie auch im detaillierten Gästesegment. Reisen vor allem Deutsche und Niederländer in ein Hotel, oder eher französische und Schweizer Gäste? Ist die Buchungsschicht eher bei Familien gegeben, oder bei Alleinreisenden oder Paaren? Welche Reisertermine bevorzugen die Gäste - eher Winter oder Sommer?

Diese Informationen können mithilfe der Datenerfassung einer Hotelreservierungssoftware exportiert werden und zur weiteren Verwendung für die Marketingabteilung genutzt und analysiert werden.

Darüber hinaus gibt ein Hotelreservierungsprogramm auch die Möglichkeit vor, das komplette Rechnungswesen im System abzuwickeln, sodass die Angebotslegung, die Rechnungserstellung sowie auch Gutscheine problemlos in der Software erstellt und verwaltet werden können. Spezielle Features wie die Verwaltung der SPA Abteilung mit der individuellen Buchung von Behandlungsterminen und von Pflegeprodukt-Käufen kann in der Hotelreservierungssoftware abgebildet und zur Verfügung gestellt werden.