Hotelprogramm - das 3 in 1 Channel Management System

Die Software Landschaft für Hotelbetriebe ist über die letzten Jahre hinweg stetig gewachsen, und es gibt für so ziemlich alle Anforderungen, die ein touristischer Betrieb an sein digitales Marketing und den Vetrieb stellt, eine passende Software Lösung.

Wie filtert jedoch nun ein individuell geführtes Ferienhotel, ein Gasthof, Pension oder ein Appartementhaus die für seinen Betrieb passende Software heraus? Wie entscheidet man, welche Funktionen in einem Channel Manager die eigenen, individuellen Anforderungen perfekt unterstützen und welche Schnittstellen man zwischen Hotelprogramm (PMS) und Channel Manager (CM) wirklich benötigt?

In diesem Blogbeitrag bringen wir Licht ins Dunkel und stellen Ihnen die 3 wichtigsten Software Systeme vor, die Sie für Ihren Betrieb benötigen. Alles weitere ist "nice to have", aber nicht unbedingt notwendig.

Software Systeme in der Hotellerie bieten eine Vielzahl von Funktionen und Möglichkeiten, die Gästeverwaltung, seinen online Zimmerverkauf sowie seine Anfragen digital zu managen. Viele Betriebe organisieren ebendiese Tätigkeiten nach wie vor manuell: mit handgeschriebenem Zimmerplan, individueller Wartung jeder online Buchungsplattform einzeln (zB booking.com, Expedia.de oder Feratel) oder auch mit aufwendigem Anfrage-Management im Email Programm wie zum Beispiel Microsoft Outlook.

*Hotelprogramm (Property Management System - PMS)
*Yield & Channel Manager (zentrale Wartungssoftware für alle online Buchungskanäle wie booking.com)
*Internet Booking Engine (Buchungsstrecke für die Hotelwebseite)
*Anfrage-Management Tool (zur zentralen Wartung und Verwaltung aller Anfragen - gekoppelt mit CM für dynamische Preisabfrage)
*Ratenvergleichs-Widget zum Push des Direktvertriebs über die eigene Hotelwebseite
*Abrechnungs-/ bzw Bezahlsysteme / Kassenterminals

Das Herzstück eines jeden touristischen Betriebes sollte das Hotelprogramm, das Property Management System (PMS), sein. Hier haben kleinere Hotels oft andere Anforderungen als große Betriebe mit 50 oder mehr Zimmern.

Für kleinere Häuser ist sicherlich eine (cloud-basierte) simple Zimmerverwaltungssoftware als Hotelprogramm ausreichend. Für größere Betriebe, die auch mehrere Hotelbereiche wie zB SPA, Wellness, Radverleih oder weitere, exklusive Leistungen verwalten müssen, benötigt es hier neben einem voll-umfänglichen (oft "on-premise", sprich auf hoteleigenen Servern installierte Software) Hotelprogramm auch diverse Schnittstellen, zB zu SPA Treatment Terminvereinbarung und Buchung, zu Pay-TV Services am Hotelzimmer aber auch zu Gastro-Maschinen und weiteren Kassensystemen.

Darüber hinaus aber arbeiten größere Häuser auch mit Schnittstellen zu weiteren Vertriebssoftware Systemen, wie einem Channel Management System, einer Hotelreservierungssoftware in der eigenen Webseite, oder einem Anfrage-Management Tool. Ach hier müssen im Hotelprogramm entsprechende Schnittstellen bereitgestellt werden.

Channel Management gehört mittlerweile in jeden touristischen Betrieb, egal in welcher Größenordnung. Der Channel Manager eines Hotels koordiniert alle online Vertriebswege, gleicht in Echtzeit Verfügbarkeiten, Preise, Restriktionen wie Mindestaufenthalte, Stornierungsbedingungen sowie Anreise- und Abreisestopps ab, und liest Reservierungen, die zum Beispiel auf www.booking.com oder Feratel getätigt werden, nicht nur in die Software ein, sondern leitet die Buchung außerdem direkt ins Hotelprogramm (PMS) weiter, damit dort die Verfügbarkeit sofort angepasst wird, und es nicht zu Überbuchungen im Hotel kommt.

Die Beobachtung und Verwaltung der online Vertriebswege ist die Hauptaufgabe dieser Software, und sie ist die zentrale Anlaufstelle, für die Preisstrategie, die auf den Plattformen (Online Travel Agents) bzw auf dem Direkt-Verkaufskanal, der hoteleigenen Webseite, abgebildet ist. Diese Software passt Global Distribution Systems (GDS) Kanäle wie Amadeus, Sabre, Worldspan oder Galileo an, bespielt die klassischen, wichtigsten Internet Distributions Systeme (IDS) wie Booking, Expedia, HRS, Feratel, TOMAS, Hotelbeds, aber auch Metasearch Kanäle wie Google oder Trivago.

Die dritte Software, auf die es ankommt, um im World Wide Web erfolgreich seine Zimmer zu verkaufen, ist das Hotelreservierungsprogramm, oder auch die Internet Booking Engine (IBE). Diese wird als Buchungsmaske direkt auf der jeweiligen Hotelwebseite eingebaut, und bietet so jedem Gast die Möglichkeit, direkt (und provisionsfrei für den Hotelbetrieb!) und unmittelbar ein Zimmer buchen zu können.

Dabei gilt es natürlich zu berücksichtigen, dass auch hier eine Schnittstelle zum Channel Management System bestehen muss, damit auch in der Internet Booking Engine die tagesaktuellen Verfügbarkeiten, Anreisebestimmungen und Preise abgebildet werden. Darüber hinaus muss aber auch jede direkte Buchung über diese Software in Echtzeit in den Channel Manager gespielt werden können, sodass auch hier Überbuchungen vermieden werden.

Was bei dieser Vertriebs-Software zu beachten ist, dass sie die Möglichkeit bietet, für den touristischen Betrieb eine Bestpreis-Verkaufsplattform zu sein. Sprich, dadurch dass der Betrieb seine Zimmer auf diesem Kanal absolut ohne Provisionsanspruch von Dritten platzieren kann, anders als bei den Online Travel Agents wie Booking.com, wo für die Nutzung des Vertriebskanals und die weltweite Bewerbung des Produktes pro Buchung eine Provision verrechnet wird.